家具采购:样品提供“因需制宜”

日前,浙江省政府采购中心就家具类评分标准论证向供应商公开征求意见,其中样品分值占比25分。此举与87号令样品规定是否存在冲突?样品分值设置25分是否合理?现在各地家具采购样品提供情况又如何?带着这些问题,政府采购信息报/网记者采访业内相关人士。

25个代表性项目 七成要求提供样品

近日,记者分别登录中直机关采购中心网站、全国人大机关采购中心网站、中央国家机关采购中心网站以及北京市政府采购网等20多个重点地方网站,在每个网站查阅一个近期操作的家具采购项目。

此次共查阅25个家具项目,从数量上看,其中要求提供样品的项目共18个,占比逾七成;另外7个项目未提及样品,包括北京工业大学学生公寓2、4、7、10号楼、北研楼家具设备购置政府采购项目、内蒙古医科大学学生公寓家具项目等。数据说明,目前全国大多数家具项目依然要求提供样品,但也有一些项目已放弃样品评审的做法。

从地域上看,7个未要求提供样品的项目分别来自北京、河北、安徽、江西、内蒙古等省份。事实上,北京也有要求提供样品的家具项目,比如北京城市副中心家具项目。虽然每个地方网站的一个项目并不具有代表性,但也能看出一些端倪。目前,各地对家具项目的样品提供并未出台明文规定,所以在项目操作层面上,既有要求提供样品的也有不要求提供样品的。

金额方面,采购规模在100万元以下不提供样品的项目居多,比如人民大会堂密集柜采购项目和中国进出口银行北矿金融大厦办公区家具项目,中标金额分别为36万元和89万元;采购规模达千万元以上项目均要求提供样品,比如中标金额5578万元的北京城市副中心行政办公区第一期A、B区家具采购(A区)项目、中标金额2939万元的上海市嘉定区教育系统家具采购项目。

从提供的样品类型来看,大部分项目均要求提供大样,少部分项目要求提供小样,还有个别项目要求大样小样都提供。比如贵州民族大学公寓床采购项目(B包)项目,要求投标人提供一套样品,以及长15cm立柱、2只缓冲铰链、1副缓冲滑轨、四周一次成型注塑封边单面板≥25×25cm一块、一个ABS工程塑料弯头等小样。

从样品分值来看,10分(含)以下项目有6个,占三分之一;10分~20分(含)以下项目有8个,占比逾四成;20分~30分(含)项目2个;还有2个项目虽要求提供样品但未设置相关分值。

可以看出来,家具项目是否要求提供样品,更多取决于项目规模、项目需求、采购人以及采购代理机构等因素。

家具属定制化产品 应提供样品

在家具公开招标项目中,因样品评审可以更全面地对产品质量进行把关,除了对投标文件进行考量外,不少采购单位也提出样品评审要求。

2017年10月1日,《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)正式实施,其中第二十二条第一款对样品提供作出明确规定,即采购人、采购代理机构一般不得要求投标人提供样品,仅凭书面方式不能准确描述采购需求或者需要对样品进行主观判断以确认是否满足采购需求等特殊情况除外。那么,家具采购项目属于特殊情况吗?

“家具采购项目符合87号令关于样品提供的前提条件,即需要对样品进行主观判断以确认是否满足采购需求。”中直机关采购中心赵妍华强调,如果家具项目对材质或工艺要求较高,样品分值也可设置为25分,并不与87号令相冲突,只要在招标文件中对样品要求进行明确,评审方法及标准设置合理客观即可。

此外,她还补充道,对于提供样品的项目,如果采购人经费允许,可以考虑给予一定的样品补偿。“样品补偿的做法能更好地调动供应商提供样品的积极性,有利于选择出更适合的中标供应商。”

“家具项目要求提供样品有多方面原因,一方面是因为诚信问题,另一方面是无法用文字表述的产品,再就是重大项目或者采购产品数量很大的项目。样品分值应根据项目实际情况来设置,每一分都要有据可依,包括材料、尺寸、规格、结构等。”中国家具协会相关负责人说。

“家具属于个性化产品,办公家具大多为定制,所以家具项目还是需要看实物,只有通过实物,产品的做工、工艺才能看出来。”北京家具行业协会会长何法涧告诉政府采购信息报/网记者,但对电梯、电脑和空调等工业化产品来说,看实物确实没有任何意义。

据了解,针对家具样品,各地有很多创新做法。对于那些预算金额较大、投标企业较多的家具项目,有的单位采取二次样品评审模式,即将整个评审过程分成两轮,通过首轮评审,确定三家入围企业后,再由这三家提供样品进入第二轮样品评审;有的单位对家具项目设置一定的限额标准,只有超过限额标准的公开招标项目,方可进行样品评审。

作为采购人,温州肯恩大学刘洪太坦言,最好要求家具项目提供样品,样品分值需要根据家具项目的重要程度和资金充裕情况来决定,建议20分以上。“首先,采购人和评审专家在专业程度上肯定不如家具生产技术人员,没有样品缺少直观感受;其次,样品作为验收依据,可减少中标企业偷工减料现象;第三,对多家企业样品同时进行比较,质量外观一目了然,很快就能分出高低。”

对家具企业而言,打造样品可以更好地展示产品实力,但无疑也会增加投标成本。谈到样品分值如何设置,供应商们各抒已见。

“25分的样品分确实有点高,一般项目样品分在15分左右。样品只代表招标文件采购需求里的少数产品,还有更多产品没有样品,需要通过技术文件描述以及提供环保等相关文件。”北京黎明文仪家具有限公司销售总监杨定池认为。

在东莞光润家具股份有限公司总经办主任华虎山看来,样品分不应超过10分,25分太高,主观因素会直接影响到样品分。

持相同观点的还有北京世纪京泰家具有限公司营销总经理张纯,他也认为样品分值在10分以内比较合理。“样品分过高容易导致不公平不公正的因素产生。一方面,由于客观分太高,让部分企业有了更大的运作空间;另一方面,为了竞争,部分企业虽然自身不具备生产实力,但通过在外面组货等方式提供样品,并不能真实反映企业生产实力。”

按照87号令规定 选择不提供样品

在采购实践中,家具采购项目要求供应商投标时提供样品,但实际上样品作用有限,而且还增加了供应商投标成本。

广东省政府采购中心副主任姚许文在第11届全国政府采购家具峰会上指出家具招标常见六大问题,其中就有家具样品与供货不符。比如很多时候由于专家小组在评审时未看出所提交样品存在问题,招标结束后,中标供应商不兑现投标承诺,或者采购单位在实际使用中才发现家具样品与投标文件响应不符。

四川某代理机构负责人介绍道,之前操作过一个要求提供样品的家具项目,当评标小组用工具刀破坏桌面表皮,想看看里面是否是实木时,结果发现四家样品里有三家作假。“如果不是特殊材质需求的家具产品,不建议提供样品,如果要提供,也应该提供小样。”

“我们中心家具项目已经不要求提供样品了,之所以严格执行87号令样品规定,因为提供样品,首先,增加投标人和代理机构的负担;其次,增加主观评审因素;第三,当样品分值占比较大时,容易出现投标人用假样品来应标的现象。”广西采购中心相关负责人说,现在通过完善参数等方式来进行规范,采购单位也都很理解和配合。

但同时他也认为,家具样品也有存在的必要,特别是常规采购项目,采购人可以封存中标人样品作为验收的依据。

事实上,在87号令未实施以前,有些地方早已不再要求提供样品。内蒙古自治区政府采购中心业务一处处长孙黎明曾介绍,因为要求提供样品既要考虑存放场地又增加供应商的投标成本,所以就改成提供小样,但小样又不能代表此次投标使用的材料,难免流于形式,后来连小样都不要求提供了。

“安徽有些地方已经开始不用出样品了,只需出小样,既减少企业投标成本,也可以提前了解供应商以及产品相关技术参数。”上海某家具企业相关负责人强调,因为采购人希望能采购到好产品,所以才格外重视样品。样品分设置不能一概而论,不同采购人有不同需求。有的采购人希望采购到优质产品,所以样品分更高;而有的因为预算有限,所以价格分就高。

“就目前国内办公家具采购业态来说,尚未形成系统化的评分标准。因为每个项目的需求点和关注点不同,所以导致评分标准也不同。”沃盛家具江华则建议样品分值在20分以内,因为样品不代表项目交付标准,在正式合同中,甲方有权对项目提出补充需求进行修改。

“学校家具项目以前是要求提供样品的,大概在15分左右,87号令实施后,已不再要求提供样品。” 一位南方高校招标办负责人补充道,但有的老师还是希望设置样品分,觉得只有看到样品的质量好才放心。

附:25个项目抽查情况

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